Trước khi bắt đầu vào các công việc và quản lý SharePoint, bạn cần hiểu được mục đích sử dụng SharePoint. Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, lượng thông tin ngày càng nhiều dẫn đến quá tải. Vì thế máy tính được xem là một phần không thể thiết trong doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao thời nay gọi là số hóa.

Thông thường, bạn có nhiều văn bản cần quản lý, cần thực hiện quy trình nghiệp vụ trong chuỗi những công việc hằng ngày tại công ty của bạn. Từ các văn bản pháp luật, các biên lai bán hàng, các chính sách nhân sự….đều là những thông tin và nó ngày càng một lớn dần.

Để quản lý lượng thông tin quá tải này, SharePoint cung cấp các công cụ để bạn có thể xây dựng được các ứng dụng nghiệp vụ từ chia sẻ, lưu trữ và quản lý thông tin trên máy tính. Với SharePoint, bạn có thể tạo ra các List để lưu trữ thông tin, các thư viện để lưu trữ văn bản, các website cho các phòng ban khác nhau trong công ty để từ đó thực hiện các quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả. Bằng cách tổ chức dữ liệu chỉ tại một vị trí duy nhất mà người dùng dễ dàng tìm kiếm chính xác thông tin mà họ cần tốt hơn việc họ phải tìm kiếm thông qua email, các ổ đĩa cứng hoặc các tập tin chia sẻ.

Portal là gì?

Một cổng thông tin (Portal) doanh nghiệp là nơi để mọi người có thể truy cập đến các thông tin của doanh nghiệp và cũng là nơi mà nhân viên nào cũng có thể truy cập đến bất cứ những gì quan trọng trong doanh nghiệp. Cổng thông tin không giống những website thông thường, nó cần được tùy biến đặc biệt hơn để vận hành các quy trình trong doanh nghiệp. Trong cổng thông tin SharePoint có thể gồm nhiều website, với các thông tin được lưu trữ trực tiếp trên website hoặc các hệ thống khác, chẳng hạn các tập tin chia sẻ, ứng dụng nghiệp vụ hoặc các trang web vận hành trên Internet. Điều này cho phép SharePoint trở thành một trung tâm để người dùng có thể truy cập và tìm kiếm thông tin bất kể nó được lưu ở vị trí nào. Vì những quyết định kinh doanh là chìa khóa mang đến thành công, do đó các thông tin lưu trữ trên cổng thông tin được bảo mật, cập nhật hàng ngày và dễ dàng truy cập. Vì thị trường kinh tế ngày càng mở rộng trên toàn cầu, do đó các công ty cần tiếp nhận thông tin không chỉ  từ khách hàng mà còn từ các nhân viên.

Ví dụ, một nhân viên mới gia nhập công ty. Ngoài việc thực hiện vai trò trách nhiệm của mình, nhân viên này còn phải nhanh chóng theo kịp với quy trình và chính sách của công ty. Một cổng thông tin tốt phải cung cấp tất cả thông tin và chính sách để nhân viên tham khảo, cũng như liên kết đến các hệ thống thông tin và website thuộc về công việc của nhân viên đó. Thông tin phải được lưu trữ tại nơi mà nhân viên dễ dàng tìm thấy và truy cập. Trong những trường hợp mà vị trí của văn bản hoặc thông tin không rõ ràng, nhân viên có thể gõ từ khóa vào khung tìm kiếm và nhận được kết quả theo ý muốn. Nhân viên cũng có thể chia sẻ thông tin với các nhân viên khác. Nói chung, một cổng thông tin được xem là tốt nếu tại đó có đầy đủ các thông tin và trang web liên quan đến một tổ chức hoặc một chủ đề nào đó.

Tại sao doanh nghiệp cần đầu tư vào cổng thông tin?

Danh sách sau cung cấp một trong số những lý do mà các doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn đầu tư cổng thông tin?

• Thông qua các trang web và các công nghệ web liên quan để xây dựng một cổng thông tin là một sự lựa chọn rõ ràng. Vì cổng thông tin dựa trên nền web, do đó các thông tin quan trọng có thể được truy cập thông qua mạng Internet mà không cần biết vị trí lưu trữ.
• Cổng thông tin cho phép nhân viên có thể giải quyết công việc chỉ tại một nơi duy nhất, trong khi trước đây phải sử dụng nhiều ứng dụng và làm việc tại nhiều vị trí.
• Với những ý kiến quan trọng, chẳng hạn đạo luận SOX, các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng cổng thông tin để kiểm định các văn bản quan trọng mang tính tuân thủ.
• Trước đây, việc chia sẻ và lưu trữ tập tin phụ thuộc nhiều vào thói quen của người tạo ra nó. Cổng thông tin lưu trữ và chia sẻ các thông tin dựa trên một cấu trúc có tổ chức, mang đến trực quan cho bất cứ người dùng trong tổ chức. Cấu trúc này làm tăng năng suất làm việc vì nhân viên có thể dễ dàng xác định vị trí và tiếp nhận thông tin.
• Cổng thông tin, chẳng hạn như SharePoint, cung cấp mô hình linh hoạt để doanh nghiệp có thể mở rộng và phát triển trong tương lai.
• Trong khi các cổng thông tin khác kết hợp nhiều công nghệ thì SharePoint cung cấp cho bạn một hạ tầng duy nhất, có thể mở rộng và xây dựng các giải pháp theo ý muốn. Các giải pháp được tạo một cách dễ dàng mà không cần sử dụng code.
• Mặc dù một công ty có thể bị thu hút bởi một hệ thống quản lý thông tin mới nhất hoặc lớn nhất, hầu hết các tổ chức vẫn còn lưu giữ các hệ thống cũ, nguồn dữ liệu như tập tin, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng nghiệp vụ. SharePoint có thể giúp bạn tích hợp với các hệ thống cũ, cho phép tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác bên ngoài.
• Ngày nay, nhiều thông tin, văn bản số được tạo từ Microsoft Office. SharePoint như một cổng thông tin, tích hợp đầy đủ các công cụ Microsoft Office, cho phép bạn có thể tạo, lưu trữ, quản lý và cộng tác trên các thông tin từ một nơi duy nhất.

SharePoint 2010 là gì?

SharePoint 2010 là một nền tảng mở rộng dựa trên nền web, bao gồm nhiều công cụ và công nghệ hỗ trợ việc cộng tác và chia sẻ thông tin trong các phòng ban, nhóm trong doanh nghiệp hoặc Internet. Với một nền tảng duy nhất này, bạn có thể xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ để lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin trong doanh nghiệp một cách tốt hơn. Vì bạn có thể xây dựng các giải pháp mà không cần viết code, SharePoin trao quyền sử dụng cho người dùng để tạo, triển khai, quản lý website các phòng ban mà không cần phải có kĩ năng và kiến thức chuyên môn cao như quản trị viên hệ thống hoặc lập trình viên.

SharePoint 2010 gồm 2 thành phần chính:

• SharePoint Foundation 2010 là sản phẩm miễn phí tập trung vào các tính năng liên quan đến việc lưu trữ nội dung, cộng tác trong các nhóm và kiểm soát văn bản, tài liệu.
• SharePoint Server 2010 là cổng thông tin bao gồm tất cả tính năng của SharePoint Foundation 2010 và các tính năng mở rộng nhưBusinessIntelligence, Search, EnterpriseContentManagement,BusinessDataConnectivity… giúp bạn dễ dàng quản lý thông tin, vận hành các quy trình nghiệp vụ, thống kê dữ liệu cũng như tích hợp các giải pháp khác như SAP, Oracle, Web 2.0 vào SharePoint….

Hết phần 1…hẹn gặp ở phần 2