Nhiều doanh nghiệp khó khăn trong việc tìm hiểu sản phẩm SharePoint nào thích hợp nhất với nhu cầu của họ. Trước khi bắt đầu so sánh, bạn cần chú ý một số điểm sau:

SharePoint Foundation 2010, trước đây là Windows SharePoint Services, chứa các tính năng cốt lõi trong việc quản lý văn bản và nền tảng cộng  tác. Với SharePoint Foundation, người dùng có thể xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ dựa trên nền web mà không cần đến các nguồn tài nguyên kĩ thuật hoặc viết code. Vì SharePoint Foundation là phiên bản miễn phí chạy trên hệ thống Windows Server, nó được xem là công cụ cộng tác phổ biến cho các phòng ban, nhóm trong công ty.

Một lý do đơn giản để giải thích cho điều trên là bạn có thể thêm các tài liệu, văn bản, hình ảnh và thông tin vào website chạy trên SharePoint Foundation chỉ bằng vài cú click chuột thay vì phải viết code. Những người dùng có thể tạo các site mới dựa trên các template hiện có chỉ trong vài giây. SharePoint Foundation tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Access và Outlook, vì thế người dùng có thể tạo và chia sẻ thông tin dễ dàng và thoải mái hơn.

SharePoint Server 2010 là một giải pháp cộng tác của Microsoft kết hợp cổng thông tin. SharePoint Server giúp tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, quản lý nội dung, các giải pháp BI (Business Intelligence) thông qua mạng Intranet, Extranet và Internet. SharePoint Server 2010 cung cấp nhiều công cụ để tạo, đăng tải và quản lý thông tin, nội dung trên website một cách chặt chẽ.

SharePoint Server 2010 cũng cung cấp những công cụ để tự động tổng hợp nội dung từ các site của nhóm, đăng tải thông tin từ nhiều nguồn khác nhau lên một trung tâm để dễ dàng quản lý hơn.

Những lợi ích chính của SharePoint Foundation

Các tính năng chính trong SharePoint Foundation xoay quanh việc quản lý văn bản, tài liệu và cộng tác. Các điểm khái quát sau là những tính năng chính của SharePoint Foundation:

• Cộng tác một cách hiệu quả: Team Site cung cấp cho bạn các tính năng sau:

• Không gian làm việc cho các nhóm để chia sẻ tài liệu và thông tin, kết hợp lịch trình và công việc, tham gia thảo luận như diễn đàn. Các yếu tố giao diện như Ribbon, điều hướng chức năng trong Team Site đều quen thuộc và dễ sử dụng đối với hầu hết người dùng.
• Các thư viện cung cấp môi trường quản lý văn bản, tài liệu tốt hơn. Thư viện có thể được cấu hình để đảm bảo văn bản được thực hiện Check out trước khi chính sửa, theo dõi các phiên bản của văn bản hoặc cho phép người dùng cộng tác thông qua phê duyệt.
• Thiết lập bảo mật dựa trên vai trò để đảm bảo các thông tin nhạy cảm được an toàn và bảo mật hơn.
• Cung cấp các List cho phép theo dõi và cập nhật các trạng thái công việc.
• Sử dụng Wiki và Blog để người dùng có thể chia sẻ thông tin trong tổ chức một cách dễ dàng và nhanh chóng.

• Giảm thời gian triển khai: vì SharePoint Foundation là phiên bản miễn phí nên việc triển khai không tốn nhiều thời gian và chi phí.

• Triển khai các trang web cộng tác dễ dàng, vì thế tổ chức có thể tiết kiệm thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng và phức tạp hơn.
• Người dùng có thể nhanh chóng tạo và áp dụng các giao diện của site trực tiếp trên trình duyệt của họ.
• Vì SharePoint Foundation tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, nhân viên có thể sử dụng các ứng dụng phổ biến chẳng Microsoft Word, để tạo và quản lý văn bản mà không cần đào tạo hoặc thay đổi quy trình.

• Kiểm soát dữ liệu nghiệp vụ tốt hơn: SharePoint Foundation cung cấp các tính năng sau cho việc quản lý dữ liệu và thông tin cũng như bảo mật chúng.

• Quản lý tập trung tại Central Administration. Thực hiện các công việc quản trị như backup/restore trên trình duyệt hoặc thông qua các dòng lệnh. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lẫn thời gian.
• Sử dụng các tính năng quản trị mở rộng, IT có thể thiết lập quyền hạng truy cập theo các chính sách bảo mật mà doanh nghiệp đề ra.

• Bao quát tính năng cộng tác trên nền web. Bằng cách mở rộng và tùy biến SharePoint Foundation, bạn có thể:

• Tạo các website cho mục đích cộng tác để tạo, lưu trữ, quản lý và chia sẻ văn bản, tài liệu tại một trung tâm.
• Tạo, kết nối và tùy biến các ứng dụng nghiệp vụ để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp.
• Tậng dụng SharePoint Designer 2010 để tạo các workflow và kết nối đến các hệ thống nghiệp vụ bên ngoài.

Nói một cách ngắn gọn, SharePoint Foundation là phiên bản thích hợp cho các nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp nhỏ muốn cải tiến khả năng làm việc thông qua môi trường cộng tác tốt hơn, dễ sử dụng hơn và an toàn hơn.

Nhựng lợi ích chính của SharePoint Server

SharePoint Server cung cấp nhiều công cụ để kết nối con người, quy trình và các thông tin tại một vị trí trung tâm. Dưới đây là một trong số những lợi ích phổ biến của việc sử dụng SharePoint Server.

• Quản trị nội dung (Enterprise Content Management): người dùng thích sử dụng các ứng dụng quen thuộc, chẳng hạn Email, Microsoft Office hoặc trình duyệt web để tạo, đăng tải và quản lý nội dung bên trong doanh nghiệp. Các công cụ tích hợp sẵn giúp bạn:

• Kiểm soát truy cập văn bản, tài liệu thông qua việc báo cáo chi tiết truy cập.
• Tập trung hóa việc tạo, lưu trữ và quản lý văn bản thông qua các thiết lập có sẵn để bạn phê duyệt và thực hiện chính sách lưu giữ.
• Quản lý nội dung web bằng cách sử dụng Page Layout và Master Page để tạo ra các template và kiểm soát nội dung đa ngôn ngữ.
• Giảm nhu cầu nhập dữ liệu thủ tục trên giấy thông qua một Form nhập liệu số hóa bằng InfoPath ở phía client.
• Cải thiện việc tổ chức và cấu trúc lại việc lưu trữ nội dung thông qua một hệ thống phân loại sâu bên trong.

• Giám sát các hoạt động kinh doanh chính: Sử dụng SharePoint Server, bạn có thể quản lý và giám sát các sự kiện kinh doanh trong doanh nghiệp một cách hiệu quả để:

• Quản lý các dữ liệu nghiệp vụ quan trọng thông qua cổng thông tin tích hợp tính năng Business Intelligence chẳng hạn bảng thống kê Dashboard, chỉ số KPI, biểu đồ và tính năng PerformancePoint.
• Nhanh chóng kết nối con người với thông tin bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm Enterprise Search. Sử dụng Search Center để tìm kiếm con người và thông tin trong môi trường SharePoint hoặc các hệ thống bên ngoài.
• Truy cập vào những thông tin quan trọng trong doanh nghiệp trên các hệ thống bên ngoài từ trình duyệt web, sử dụng các tính năng mở rộng như Business Connectivity Service, External List và Excel Service.
• Tổng hợp thông tin từ nhiều SharePoint site vào một trang duy nhất.

• Tính năng mạng xã hội (Social Networking): trải nghiệm tính năng Social Networking trên một nền tảng duy nhất để kết nối con người với con người.

• Mở rộng quan hệ giữa nhân viên, khách hàng, đối tác thông qua việc kết nối, chia sẻ thông tin, giao tiếp trực tiếp.
• Lưu trữ thông tin liên quan đến tổ chức để người dùng tìm kiếm một cách nhanh chóng và dễ dàng.
• Sử dụng các thẻ Tag, Note, Rating để áp dụng cho các thông tin trong toàn hệ thống.

Hết phần 2 – đón xem phần 3