Microsoft SharePoint Server bao gồm nhiều thành phần và tính năng quan trọng. Phần này cung cấp tổng quát cho bạn những thành phần quan trọng trong SharePoint.

Ribbon

Ribbon là một điểm mới trong Sharepoint 2010 giúp bạn dễ dàng sử dụng và điều hướng đến các chức năng. Ribbon được giới thiệu lần đầu tiên ở Microsoft Office 2007 như Word, Excel, PowerPoint. Mục tiêu của Ribbon là cung cấp giao diện người dùng dễ dàng, thân thiện khi tương tác với SharePoint site.

SharePoint List

List là thành phần cơ bản trong SharePoint. List được sử dụng để lưu trữ thông tin, các item hoặc nhóm các item. Item được định nghĩa là bất cứ đối tượng nào mà bạn đang theo dõi thông tin về nó. Để tạo một item, bạn phải khai báo thông tin mô tả của ite. Dữ liệu từ form này sẽ được lưu trữ trong List. Ví dụ, bạn có thể có một List để theo dõi các đơn đặt hàng của khách hàng. Mỗi đơn đặt hàng sẽ được thêm vào List sau khi hoàn tất việc đặt hàng trên form. Form cung cấp khả năng kiểm soát để thu thập thông tin theo một cấu trúc để đảm bảo tất cả thông tin theo dõi đều giống nhau. Mỗi đơn đặt hàng được xem như một item. Một List có thể có nhiều item.  Tuy nhiên mỗi item chỉ thuộc một list duy nhất.

Mặc dù không linh hoạt và mở rộng, SharePoint list được tạo một cách dễ dàng và không yêu cầu phải sử dụng code hoặc các kĩ năng lập trình. Trước đây, việc tạo một List như thế đòi hỏi tốn kém về thời gian và cần phải có một lập trình viên hoặc chuyên gia kĩ thuật tạo ra list. Bằng cách sử dụng SharePoint, người dùng quen thuộc với các tính năng theo dõi và chia sẻ thông tin có thể tạo ra các công cụ mà họ cần.

Bạn có thể sử dụng List để lưu trữ hầu như bất cứ loại thông tin nào. Các List thường hay sử dụng như Contact, Task, Issues, Announcement và Calendar. Bạn có thể tạo các List khác với mục đích chỉ theo dõi và chia sẻ một item duy nhất.

SharePoint Library

Thư viện cũng như List, cũng là nơi lưu trữ. Trong khi List lưu trữ thông tin về các item như sự kiện (event), danh bạ (contact) hoặc thông báo (announcement) thì thư viện là nơi lưu trữ các văn bản, tài liệu. Bạn có thể hình dung thư viện là một thư mục lớn giúp người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm được các tập tin thông qua các từ khóa hoặc thuộc tính như status, owner hoặc due date. Khi bạn thêm các thuộc tính vào một văn bản, bạn có thể thiết lập chế độ xem đặc biệt hoặc thực hiện việc sắp xếp, lọc và tổ chức văn bản dựa trên các thuộc tính đã thêm.

Thông qua tính năng cụ thể chẳng hạn Content Type, các thư viện văn bản có thể quản lý nhiều loại tập tin và template hơn chỉ tại một thư viện duy nhất, làm cho nó có thể nhanh chóng tạo ra và quản lý các loại văn bản, tài liệu từ Microsoft Word, Excel… trên trình duyệt.

Web Parts

Khi bạn tạo một List hoặc thư viện, Sharepoint sẽ tự động tạo ra một khu vực để sau này bạn có thể thêm các thành phần, ứng dụng, List, thư viện .v.v vào trong trang web. Khu vực này được gọi là Web Part. Bạn có thể hiểu Web Part như là một ứng dụng nhỏ hoặc các module để hiển thị thông tin trên trang web và thực hiện một chức năng cụ thể. Những Web part có thể thực hiện đa dạng các chức năng, từ việc cho phép người dùng tùy chỉnh văn bản và hình ảnh vào các trang web mà không cần phải sử dụng các đoạn code HTML cho đến hiển thị các bảng báo cáo tài chính dựa trên những thông tin lưu trữ từ một ứng dụng riêng biệt.

Workflow

Workflow là quy trình tự động hóa nghiệp vụ bằng cách chia ra từng bước thực hiện mà người dùng trong doanh nghiệp phải thực hiện hằng ngày, chẳng hạn phê duyệt văn bản, chuyển một tài liệu, văn bản từ vị trí này đến vị trí khác.  Tự động loại bỏ các công việc thủ công và giảm thiểu khả năng lỗi khi nhập dữ liệu hoặc bị mất trong hệ thống. Một workflow có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy nhu cầu tổ chức. Nếu người dùng có tham gia vào workflow, họ sẽ nhận được email thông báo nhắc nhở hoàn thành một công việc trong chuỗi các công việc.

Bạn có thể tùy biến các workflow trực tiếp trên một List hoặc thư viện cho một quy trình, chẳng hạn đưa ra phê duyệt, đề nghị phản hồi hoặc ký kết một văn bản. Bạn cũng có thể thiết kế chuyên biệt hơn đối với những workflow phức tạp bằng cách sử dụng SharePoint Designer 2010 hoặc Visual Studio 2010.

Content Type

Content Type là thuật ngữ để chỉ một kiểu nội dung đại diện cho một nhóm thông tin trong tổ chức có chung các thiết lập. Nó cho phép bạn quản lý nhiều loại thông tin chỉ từ một nơi duy nhất. Bạn có thể thiết lập các Content Type với các thư viện văn bản. Ví dụ, để quản lý nhiều loại tập tin, chẳng hạn văn bản Word, PowerPoint và Excel. Content Type cũng có thể quản lý nhiều template của cùng loại văn bản, chẳng hạn như các văn bản thuyết trình bán hàng (Sale Presentation) hoặc đơn đặt hàng (Customer Order).

Content Type sử dụng các thuộc tính cho phép bạn có thể thiết lập siêu dữ liệu (metadata) để dễ dàng tìm kiếm hơn. Column là một thuộc tính giúp bạn định nghĩa một item, bạn sử dụng chúng tương tự như sử dụng một field trong một form.

Một cách sử dụng Content Type nâng cao hơn liên quan đến Page Layout, được sử dụng để đăng tải các loại thông tin trên website. Ví dụ, bạn có thể tạo một bài viết thuộc thể loại tin tức theo một bố cục gồm một hình ảnh, các đoạn chú thích, bên dưới là các tin tức khác. Trường hợp này áp dụng cho nhiều loại cổng thông tin báo chí.

Site, Workspace và Site Collection

Cả 2 thuật ngữ Site và Workspace và Site Collection nhằm chỉ các SharePoint site. Bạn có thể tạo website bằng cách sử dụng các template có sẵn trong SharePoint, được gọi là là Team Collaboration Site. Chúng lưu trữ và chia sẻ thông tin bằng cách Web part, List và thư viện. Sự khác nhau của chúng:

• Sites: những site chia sẻ thông tin dưới hình thức các item của List và các văn bản trong một nhóm hoặc tổ chức. Site thì có nhiều loại template. Mỗi template chứ một tập hợp các List, thư viện và các trang web khác nhau. Template mà bạn chọn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng.
• Workspace: nơi lưu trữ tài liệu quan trọng, chẳng hạn bản báo cáo hàng năm, các sự kiện cụ thể hoặc buổi họp mặt cuối năm trong doanh nghiệp.
• Site Collection: đây là một nhóm nhiều site/workspace để tạo nên một hệ thống phân cấp với một Top-level site và các subsite.