List được sử dụng để lưu trữ và hiển thị thông tin. Khi đã hiểu biết về List, bạn có thể xây dựng được các ứng dụng nghiệp vụ và giải pháp trong tổ chức của bạn.

TÌM HIỂU CÁC THÀNH PHẦN CỦA LIST

List có các Item, Column vàView. Item và Column tương ướng với hàng và cột mà bạn nhìn thấy trong List. View là chế độ xem của List.

• Item: một Item được xem là một hàng trong một List. Ví dụ, một List lưu trữ các thông tin của khách hàng, mỗi khách hàng được xem là một item duy nhất trên List. Bạn cũng có thể sử dụng thuật ngữ Record để đề cập đến item này.
• Column: một column được xem là một field trong một List. Bạn cũng có thể thấy các Column được xem như là siêu dữ liệu (metadata) để thể hiện các thông tin liên quan đến item. Trong ví dụ khách hàng trên, số điện thoại, địa chỉ nhà, địa chỉ email được xem là các column vì nó mô tả khách hàng đó.
• Views: một List duy nhất có nhiều chế độ xem. Bạn có thể tạo một chế độ xem hiển thị các thông tin dữ liệu có liên quan trên List.  Với ví dụ trên, bạn có thể thiết lập chế độ xem những khách hàng được thêm vào List trong một thời gian cụ thể nào đó. Bạn cũng có thể tạo chế độ xem hiển thị tất cả thông tin trên List nhưng các item được hiển thị theo một thứ tự đã được thiết lập trước đó.

TÌM HIỂU CÁC KIỂU COLUMN TRONG LIST

SharePoint List có thể lưu trữ các kiểu thông tin sau trong column:

• Single Line of Text: đây là kiểu phổ biến nhất, vì nó lưu trữ nhiều định dạng, chẳng hạn tiêu đề, số điện thoại, địa chỉ email hoặc bất cứ cái gì mà bạn nhập vào.
• MultipleLinesof Text: đôi khi, kiểu column này hữu ích vì nó lưu trữ lượng thông tin lớn hơn, chẳng hạn địa chỉ thanh toán của khách hàng hoặc các thông tin tổng quan về khách hàng. Với kiểu column này, bạn có thể lựa chọn các hình thức đa dạng từ định dạng văn bản, hình ảnh, các bảng. Bạn có thể mở rộng column này để thêm các văn bản, đoạn văn và thiết lập số dòng trong hộp văn bản hiển thị ban đầu. Khi bạn sử dụng column này để thu thập thông tin từ người dùng, bạn cần xác định số lượng dòng để người dùng có thể nhập thông tin theo dự định của họ.
• Choice: khi thu thập thông tin trên một item, bạn có thể cho phép người dùng lựa chọn các giá trị hoặc các câu trả lời. Sử dụng ví dụ danh sách chứa các khách hàng ở trên, bạn có thể tìm các loại dịch vụ mà khách hàng muốn đặt hàng từ bạn. Nếu doanh nghiệp bạn cung cấp một số lượng các dịch vụ chính cố định, bạn có thể cho người dùng chọn lựa các dịch vụ này trong danh sách thả xuống, hoặc sử dụng hình thức đánh dấu. Đối với hình thức đánh dấu, người dùng có thể chọn lựa nhiều hơn một dịch vụ. Ngoài ra, bạn có thể cho phép người dùng điền thêm lựa chọn riêng của mình nếu như các dịch vụ không có trong danh sách lựa chọn. Thuật ngữ cho trường hợp này là “fill-in choice”, nghĩa là điền thêm lựa chọn.
• Number: thông thường, bạn cần thông tin kết hợp với các con số để thực hiện tính toán. Bạn có thể thiết lập kiểu column này để lưu trữ các số nằm trong phạm vi cụ thể nào đó hoặc giá trị phần trăm.
• Currency: tương tự như kiểu Number, kiểu column này hiển thị giá trị tiền tệ. Bạn có thể chọn loại tiền tệ để hiển thị chẳng hạn như $123,000.00 đối với đồng USD của Mỹ và £123,000.00 đối với đồng Bảng Anh.
• Date and Time: bạn thường có một List chứa ngày tháng hoặc thời gian. Điều này xảy ra trong trường hợp khách hàng mua sản phẩm ở thời điểm nào đó. Kiểu column này cho phép người dùng nhập các thông tin thời gian trực tiếp từ hộp văn bản (Textbox) hoặc lựa chọn ngày tháng trên một công cụ lịch một cách dễ dàng. Khi cấu hình kiểu column này, bạn có thể kiểm soát được sự lựa chọn, ví dụ chỉ cho phép ngày hoặc cả ngày lẫn thời gian. Bạn có thể chọn giá trị mặc định cho ngày, bao gồm thiết lập “Today’s Date” để nhận diện ra thời gian hôm nay.
• Lookup: khi môi trường SharePoint của bạn được mở rộng, bạn có thể có nhiều List chứa các thông tin quan trọng chẳng hạn như dự án, sản phẩm, nhân sự. Trong một số trường hợp, bạn cần phải có thông tin từ một List và liên kết nó với thông tin từ List khác. Với ví dụ về khách hàng, bạn có thể có một List chứa các dự án và hiển thị tên khách hàng khi dự án đã hoàn tất. Vì bạn đã có một List chứa thông tin khách hàng, với Lookup, bạn có thể cho hiển thị thêm tên của khách hàng ứng với từng dự án bên List chứa thông tin dự án. Điểm mới trong SharePoint 2010 là khả năng chọn một item trong column Lookup và thêm các column có liên quan đến item hiển thị trên List. Ví dụ, khi bạn chọn một khách hàng trong Project List, (List chứa danh sách dự án), thông tin liên hệ và số điện thoại của khách hàng sẽ được liên kết đến một item trên List.
• Yes/No: kiểu column này cho phép kiểm tra item có phù hợp với một chuẩn cụ thể nào đó. Trong ví dụ khách hàng, bạn có thể tạo kiểu column Yes/No có tên là Active. Nếu khách hàng kích hoạt, bạn đánh dấu chọn vào hộp Checkbox. Nếu khách hàng không hoạt động thì không đánh dấu vào hộp Checkbox.
• PersonorGroup: người dùng có thể chọn cá nhân hoặc nhóm từ hệ thống membership của site (chẳng hạn là Active Directory) và liên kết chúng với item trên một list. Với ví dụ khách hàng, bạn có thể sử dụng kiểu column này để liên kết mỗi tài khoản quản lý đối với một khách hàng. Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa thêm các hình ảnh hiển thị cùng tên tài khoản này.
• HyperlinkorPicture: bạn có thể sử dụng kiểu column này để cho phép người dùng nhập địa chỉ website vào một item trong list hoặc có thể hiển thị hình ảnh đến một địa chỉ liên kết. Ví dụ, bạn có thể sử dụng kiểu column này để hiển thị địa chỉ website hoặc hình ảnh logo của công ty.
• Calculated: thay vì người dùng nhập các thông tin thủ công, bạn có thể cho phép tính toán dựa trên các colum trong list. Với kiểu column này, bạn có thể chọn tên của các column khác từ list và xác định mối quan hệ để tính toán. Ví dụ, bạn có thể tính giá trị số năm mà khách hàng hợp tác với công ty dựa trên hồ sơ khách hàng. Sau đó bạn có thể chọn một định dạng cho column này.
• ExternalData: trong một số trường hợp, bạn muốn kết hợp dữ liệu nghiệp vụ từ nhiều ứng dụng nghiệp vụ bên ngoài (External Business Application) với các item trong list. Ví dụ, bạn có một danh sách sản phẩm trong cơ sở dữ liệu bán hàng ở bên ngoài, và thay vì bạn tạo lại List chứa sản phẩm trong SharePoint, bạn có thể kết nối nó đến và sử dụng lại thông tin.
• ManagedMetadata: trong một số trường hợp trong tổ chức của bạn, một số người dùng quản trị có thể định nghĩa các siêu dữ liệu (metadata) để mô tả về một vấn đề nào đó trong SharePoint. Bạn có thể sử dụng kiểu column này để cho phép người dùng tự định nghĩa các siêu dữ liệu.
• Audience: nếu trong list đã kích hoạt tính năng AudienceTargeting, kiểu column này sẽ tự động được thêm vào list. Audience là nhóm các tài khoản người dùng mà bạn định nghĩa dựa trên các tiêu chí. Khi bạn sử dụng Audience trên các item của list, các item sẽ chỉ hiển thị đến những thành viên trong nhóm mà bạn thiết lập Audience

Hết phần 5